SPLENDORINI MOLINI ECOPARTNER S.R.L.
MODELLO DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE E CONTROLLO
AI SENSI DEL D.LGS. 231/2001
REGOLAMENTO
“WHISTLEBLOWING”
01 Dicembre 2023
La Direzione della Splendorini Molini EcoPartner S.r.l. ha previsto la possibilità di effettuare delle segnalazioni (di seguito denominate anche “Whistleblowing”) per prevenire e contrastare efficacemente comportamenti fraudolenti e/o condotte illecite o irregolari ed al fine di supportare l’effettiva applicazione e l’operatività del Codice Etico, del Modello Organizzativo aziendale ex. D.Lgs. 231/01, delle altre Procedure aziendali.
Il presente Regolamento è stato revisionato al fine di recepire le modifiche introdotte dal d.lgs. n. 24 del 10 marzo 2023 recante “Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”. Le suddette segnalazioni possono essere effettuate nei casi in cui l’informatore sia in buona fede e ragionevolmente creda si sia verificato, ovvero si stia verificando o sia probabile che si verifichino condotte riprovevoli quali, indicativamente:
Le segnalazioni non debbono riguardare meri sospetti o voci. È necessario che il Segnalante sia certo dell’effettivo avvenimento dei fatti denunciati e dell’autore degli stessi, e che:
La Segnalazione deve essere effettuata secondo buona fede e non deve assumere toni ingiuriosi o contenere offese personali o giudizi morali volti ad offendere o ledere l’onore e/o il decoro personale e/o professionale della persona o delle persone a cui i fatti segnalati sono ascritti.
È vietato, in particolare:
La Direzione aziendale garantisce l’immunità per il Segnalante quando lo stesso abbia effettuato una Segnalazione in buona fede.
In caso di Segnalazioni in cui siano contenuti giudizi offensivi, ingiurie o che abbiano natura diffamatoria o calunniosa, la riservatezza dell’identità del Segnalante potrebbe non essere garantita in forza di legge. La riservatezza dell’identità del Segnalante non è garantita, inoltre, quando si tratti di assicurare la piena collaborazione con l’Autorità Giudiziaria e con la Polizia Giudiziaria.
Segnalazioni ingiuriose, diffamatorie o calunniose possono dare luogo a responsabilità civile e/o penale a carico del Segnalante.
Tutto il Personale Operativo (tutte le persone, fisiche o giuridiche, che abbiano rapporti con l’azienda) può effettuare Segnalazioni; tali Segnalazioni possono riguardare i membri degli organi sociali, il management, il personale dipendente, i collaboratori esterni, i collaboratori non subordinati dell’azienda nonché i partner commerciali, i fornitori e tutti coloro che intrattengano rapporti con l’azienda e sono riferibili a qualsiasi tipo di condotta illecita di cui si sia venuti a conoscenza.
Al fine di permettere un proficuo uso della Segnalazione, questa deve contenere almeno i seguenti elementi essenziali:
Inoltre, il Segnalante può indicare i seguenti ulteriori elementi:
Le segnalazioni potranno avvenire secondo le seguenti modalità:
https://splendorinimoliniecopartner.whistleblowing.net/
2 – Richiesta di incontro diretto con l’Organismo di Vigilanza, quale responsabile incaricato della gestione della procedura di segnalazione, da inoltrare all’indirizzo e-mail organismodivigilanza@ecopartner.it
può essere inviata anche in forma anonima, la stessa sarà presa in considerazione solo se adeguatamente circostanziata.
La segnalazione deve fornire in modo chiaro e completo tutti gli elementi utili per effettuare le verifiche e gli accertamenti necessari a valutarne la fondatezza e l’oggettività, secondo quanto più sopra indicato. Le segnalazioni prive di fondamento, fatte al solo scopo di danneggiare o comunque recare pregiudizio agli organi e/o ai dipendenti della Splendorini Molini Ecopartner S.r.l., ferme restando le fattispecie di responsabilità penale e di responsabilità extracontrattuale, non saranno prese in alcuna considerazione. Del pari, non saranno prese in considerazione le segnalazioni offensive o che contengano un linguaggio ingiurioso o comunque incivile e insolente.
L’Organismo di Vigilanza garantisce la riservatezza circa:
La tutela dell’anonimato è garantita ad eccezione dei casi in cui:
✓ la segnalazione risulti fatta allo scopo di danneggiare o altrimenti recare pregiudizio al segnalato e si configuri una responsabilità a titolo di calunnia o di diffamazione ai sensi di legge;
✓ l’anonimato non sia opponibile per legge (es. indagini penali, ispezioni di organi di controllo, ecc.).
La gestione e la verifica sulla fondatezza delle circostanze rappresentate nella segnalazione sono affidate all’ODV, quale responsabile incaricato della gestione della procedura di segnalazione, che vi provvede nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza effettuando ogni attività ritenuta opportuna, inclusa l’audizione personale del segnalante e di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti segnalati.
L’ODV, ricevute le segnalazioni, effettua le seguenti attività:
✓Il gestore dei flussi di segnalazione è tenuto a fornire al Segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro 10 giorni dalla ricezione;
✓ analisi della documentazione ricevuta dal segnalante e prima valutazione circa la sussistenza dei presupposti, necessaria per avviare ulteriori approfondimenti. In particolare, la valutazione iniziale tiene conto della presenza di un ragionevole presupposto di fondatezza/attendibilità, quanto meno rispetto alla possibilità di poter pervenire a concrete verifiche circa i fatti segnalati, con esclusione dei casi in cui la completa genericità delle segnalazioni non consenta nemmeno di avviare una verifica indirizzandola verso prospettive concrete. In quest’ultimo caso si determinano i presupposti per l’archiviazione;
✓ re-indirizzamento di eventuali segnalazioni pervenute ma che non rientrano nel proprio perimetro di valutazione, senza quindi compiere alcuna valutazione di merito preliminare;
✓ in caso di segnalazione precisa e circostanziata, valutazione delle azioni da compiere, coerentemente con gli strumenti normativi e aziendali vigenti, al fine di stabilire la fondatezza o meno della segnalazione (es. richiedere approfondimenti gestionali, avviare un intervento di audit, ecc.). In tale fase vengono identificate le funzioni competenti, definite caso per caso in relazione all’oggetto della segnalazione, da coinvolgere per lo svolgimento delle ulteriori verifiche e conseguenti relative decisioni. Tali funzioni devono fornire la massima collaborazione al ODV nell’ambito dell’attività compiuta;
✓ informare il segnalante sugli sviluppi del procedimento, tenendo conto dell’obbligo della confidenzialità delle informazioni ricevute. Si precisa che i termini decorreranno dal passaggio di stato della segnalazione. Per ragioni di sicurezza, la piattaforma non prevede comunicazioni mail verso l’esterno per evitare possibili intromissioni od accessi abusivi all’account del segnalante; tuttavia, sono stati configurati dei livelli di stato per cui il segnalante, accedendo alla piattaforma verrà a conoscenza – attraverso il passaggio di stato della sua segnalazione – della relativa presa in carico nei termini previsti dal D.Lgs. 24/2023 e dalla procedura: accedendo alla piattaforma informatica attraverso il “KEY CODE” univoco ed irripetibile rilasciato al momento dell’invio della segnalazione, sarà possibile visualizzare i vari passaggi di stato della segnalazione (dunque, dal momento in cui l’organo competente prende in carico la segnalazione fino a quando la stessa viene evasa). Inoltre, nel caso in cui l’ ODV decida di non dare seguito alla segnalazione, dovrà fornire al segnalante per iscritto le motivazioni sottese al provvedimento di archiviazione. Se accerta la commissione di violazioni, l’ ODV proporrà l’applicazione delle sanzioni disciplinari all’organo aziendale competente, cui spetta la decisione finale sulla sanzione da applicare.
La corretta gestione del canale Whistleblowing favorisce la diffusione di una cultura dell’etica, della trasparenza e della legalità all’interno dell’azienda. Tali obiettivi possono essere raggiunti solo se i Soggetti Segnalanti abbiano a disposizione non solo i mezzi di comunicazione ma anche la ragionevole certezza di non subire ritorsioni da parte di colleghi o superiori o di rischiare di vedere la propria Segnalazione inascoltata.
Inoltre, il sistema aziendale garantisce, oltre ai principi della separazione delle Funzioni, della trasparenza e della tracciabilità, anche la riservatezza nel trattamento delle Segnalazioni pervenute.
Tutela del Segnalante: la Segnalazione non può costituire pregiudizio per il proseguimento del rapporto di lavoro. Sono, pertanto, da considerarsi nulli il licenziamento ritorsivo o discriminatorio, il trasferimento, il mutamento di mansioni del soggetto Segnalante, nonché qualsiasi altra misura ritorsiva o discriminatoria adottata nei confronti del Segnalante stesso. Anche laddove i fatti segnalati dovessero risultare infondati e/o inconsistenti, sulla base delle valutazioni e indagini eseguite, il soggetto Segnalante che abbia effettuato la Segnalazione in buona fede non è perseguibile.
Tutela del Segnalato: la Direzione aziendale, al fine di prevenire qualsiasi abuso del Segnalante ed al fine di impedire delazioni, diffamazioni, o la divulgazione di dati personali sensibili del soggetto Segnalato che potrebbero implicare un danno alla sua reputazione, discriminazioni, ritorsioni o altri svantaggi, avverte che le Segnalazioni meramente ingiuriose, diffamatorie o calunniose potranno dare luogo a responsabilità disciplinare, civile e/o penale a carico del Segnalante stesso.
Riservatezza: la riservatezza del soggetto Segnalante può non essere rispettata quando:
Resta valida la responsabilità penale e disciplinare del segnalante nell’ipotesi di segnalazione calunniosa o diffamatoria ai sensi del codice penale e dell’art. 2043 del codice civile. Sono altresì fonte di responsabilità, in sede disciplinare e nelle altre competenti sedi, eventuali forme di abuso della presente procedura, quali le segnalazioni manifestamente opportunistiche e/o effettuate al solo scopo di danneggiare il denunciato o altri soggetti, e ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o di intenzionale strumentalizzazione dell’istituto oggetto della presente procedura.
Trattamento dei dati personali: i dati personali di tutti soggetti coinvolti nella Segnalazione sono trattati nel rispetto della vigente normativa sulla protezione dei dati personali.
In particolare, si evidenzia in tale contesto che:
Periodicamente (almeno con cadenza annuale) viene redatto da parte dell’Organismo di Vigilanza un report destinato alla Direzione aziendale, inerente le Segnalazioni ricevute aventi impatti sul Codice Etico e sul Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.Lgs. 231/01, nonché sullo stato di avanzamento delle relative attività di verifica.